HERO!RUN

Helden,

Dit is een tekst die ik liever niet had geschreven, ik troost me met de gedachte dat ik zeker niet de enige ben die met deze moeilijke situatie word geconfronteerd.  Collega event managers, toeleveranciers, partners… (maar bij uitbreiding ook de hele wereld). We zitten allemaal met de handen in het haar.  Ik vraag jullie dan ook om begrip en solidariteit te tonen en ons te blijven steunen, zelfs na deze moeilijke mededeling.

Zoals jullie je wellicht kunnen voorstellen, hielden wij de afgelopen dagen de evolutie van de huidige COVID-19 Coronacrisis nauwlettend in de gaten.  We volgden alle mogelijke media op de voet en evalueerden bijna om het uur de situatie. 
Met ontzettend veel spijt in het hart moet ik jullie meedelen dat Hero!Run niet zal plaatsvinden op 10 mei 2020.  Gezien de omstandigheden moeten we dit familie-avontuur uitstellen, mogelijks naar 2021.

Ik ben er me van bewust dat dit een immense teleurstelling is voor alle reeds ingeschreven helden.  Ook voor ons als organisatie is het een zware dobber, maar dit is de enige juiste beslissing.  In het belang van de gezondheid van alle deelnemers, onze Hero!Crew, de toeschouwers en al heel hun familie en hun vriendenkring moeten wij ons steentje bijdragen om dit virus niet verder te laten uitbreiden.  #Flattenthecurve.

Op dit moment heeft onze overheid reeds de belissing gemaakt om alle evenementen af te gelasten tot begin april.  Ook al beschik ik niet over een glazen bol, er kan echter wel voorspeld worden dat bijkomende maatregelen wellicht nodig zullen zijn en wij kunnen niet afwachten of onze datum in mei al dan niet zal worden beïnvloed.  Van de lokale diensten kregen we reeds een negatief advies.  Persoonlijk vrees ik dat er ons allemaal nog een lange weg te wachten staat.  Hierdoor kan ik op dit moment dus niet waarborgen dat we in mei alles kunnen laten doorgaan zoals wij het gepland hebben.

Het zou de 8^ste editie worden, wij zijn dus geen beginnende organisatie, wel is het zo dat wij een kleine VZW zijn die slechts 1 jaarlijks evenement neerzet.  We trachten het inschrijvingsgeld zo laag mogelijk te houden en besteden alle inkomsten aan jullie beleving van de familiewedstrijd Hero!Run en dit zonder winstoogmerk.  Financiële reserve is met andere woorden niet voorhanden.  Met een handvol vrijwilligers geven we heel veel van onze vrije tijd op om Hero!Run tot in de puntjes voor te bereiden, we kijken een jaar lang uit naar de realisatie van ons harde werk, het is voor ons dan ook enorm teleurstellend om alle investeringen die we intussen hebben gemaakt nu als een maat voor niks te zien.

Het is op dit moment niet gemakkelijk om een organisator te zijn, er zijn jammer genoeg geen verzekeringen die ons willen of kunnen dekken voor deze overmacht. 

Dit gezegd zijnde wens ik te benadrukken dat zelfs met de grote last die op onze schouders rust om deze crisis te boven te komen, de last voor de mensen in de gezondheidssector nog veel zwaarder moet zijn op dit moment.  Tijdens Hero!Run doen wij een beroep op professionele hulpverleners, niet op vrijwillige kruismedewerkers.  Wij willen deze mensen beschikbaar houden voor waar zij het meeste nodig zijn.  Dit lijkt me logisch in het belang van alle slachtoffers van dit virus.

Wellicht zullen jullie de afgelopen dagen al meerdere evenementen afgelast zien worden.  Toch lijkt het me nodig om even op te sommen hoe we tot deze beslissing gekomen zijn.

• Eerst en vooral: het negatieve advies van de verantwoordelijke lokale diensten.
• Wij willen Hero!Run neerzetten zoals het hoort, zonder restricties. Het zou zonde zijn om de grootouders te verbieden om hun grootste idolen te komen aanmoedigen bijvoorbeeld of pakweg ons deelnemersveld aanzienlijk te moeten verkleinen.
• Hero!Run heeft elk jaar een aanzienlijk deelnemersveld, de schatting voor 2020 was dat we meer dan 1500 deelnemers gingen mogen verwelkomen. De meeste van deze deelnemers brengen een pak toeschouwers met zich mee.  Hero!Run zorgt met andere woorden voor een bezoekersaantal dat meerdere duizenden personen telt.
• Professionele hulpverleners op ons recreatief evenement inzetten op het moment dat deze cruciaal zijn op andere plaatsen op dezelfde moment lijkt ons egoïstisch en onnodig.
• Het parcours bestaat uit een twintigtal obstakels. Alle deelnemers raken dezelfde constructies aan, ze kruipen door dezelfde modder en springen in hetzelfde water.  Ik hoef jullie niet te wijzen op de mogelijke risico’s die hieraan verbonden zijn.  De mogelijkheden voor het virus om zich in deze opzet te verspreiden zijn ontelbaar.  Terwijl er wellicht een heleboel helden zijn die dit risico wensen te nemen, kunnen wij als organisatie dit niet toelaten.
• Ook al is het evenement ‘pas’ op 10 mei, het opzetten van het parcours neemt verschillende weken in beslag. Ik verwacht helaas dat onze Hero!Crew niet immuun is voor ziekte en wil deze mensen dus ook niet vragen om hun isolatie te doorbreken in functie van de opbouw van het parcours.  Het gaat dus eigenlijk niet om de datum van het evenement, eerder om de datum van de start van de opbouw.
• Sinds de eerste nieuwsberichten over Corona vielen de inschrijvingen eigenlijk al quasi stil. Ik verwachtte dus ook niet veel mensen meer warm te kunnen maken om alsnog deel te nemen tijdens deze moeilijke dagen/weken.  Minder deelnemers staat gelijk aan minder middelen, met andere woorden een minder kwalitatieve beleving.  De begroting is opgemaakt in functie van een minimum aantal deelnemers dat nodig is om ons concept op een kwalitatieve wijze neer te zetten.  Dat gaan we niet halen op dit moment, ook rekening houdende met de annulaties die ongetwijfeld zouden volgen.

Wat nu? 

Elke ingeschreven deelnemer zal deze tekst ontvangen in zijn mailbox.  We namen reeds contact op met onze partners (de provincie Oost-Vlaanderen, Dassy Professional Workwear en VIMMO woonconcepten) en onze leveranciers. 
De opties om een andere datum te kiezen zijn uiterst beperkt.  De Hero!Crew plant zijn vakantie in functie van dit evenement.  Zomaar eventjes enkele weken vakantie herplannen is niet zo simpel voor het meerendeel van de Hero!Crew.  Ook de kalender van het recreatiedomein zelf is een puzzel waar niet lukraak een dagje kan gekozen worden, onze impact op de werking van het domein is aanzienlijk en het tijdsluik waarin we opereren bedraagt maar liefst een hele maand. Ook wensen wij niet naar de wintermaanden te verhuizen aangezien dit niet past in het familievriendelijke recreatieve concept dat we trachten neer te zetten.  Ik vrees dat we het evenement zullen moeten uitstellen naar mei 2021.

Alle reeds ingeschreven deelnemers zullen een ticket ontvangen voor Hero!Run 2021.  Ook eventueel bijbestelde zonnebrillen en/of barbecues blijven geldig op onze volgende editie.   Wens je je ticket toch te wijzigen, dan mag je contact opnemen via levi@herorun.be, maar we kijken er in elk geval naar uit om jullie in betere tijden te mogen verwelkomen om deel te nemen aan de volgende editie van Hero!Run.  We houden jullie uiteraard als eerste op de hoogte over een nieuwe datum.

We hopen op jullie begrip voor deze uiterst moeilijke, maar weloverwogen beslissing.

Zorg goed voor jezelf en voor elkaar.  Samen komen we hier sterker uit. Onze steun gaat uit naar alle mensen in de zorgsector, maar bij uitbreiding ook naar iedereen die rechtstreeks of onrechtstreeks geraakt wordt door deze crisis.  

Sportieve groeten,

Levi Van Uytfanghe

Event Manager Hero!Run